Planowanie pracy kierowców staje się trudniejsze wraz ze wzrostem liczby punktów, pojazdów i ograniczeń czasowych. Samo wyznaczenie najkrótszej drogi nie wystarcza, gdy każdy klient ma inne godziny dostępności, część zleceń ma wyższy priorytet, a kierowcy rozpoczynają i kończą pracę o określonych porach. W takich warunkach potrzebny jest uporządkowany proces, który łączy dane adresowe, harmonogram, możliwości pojazdów i kolejność realizacji zleceń.
Planowanie zaczyna się od uporządkowania punktów
Pierwszym etapem jest zebranie lokalizacji, które mają zostać odwiedzone. W MapGO można zaimportować adresy klientów, punktów dostaw lub innych miejsc z pliku XLSX. Jeżeli w danych znajdują się współrzędne geograficzne, system umieszcza punkty zgodnie z nimi. Gdy ich brakuje, lokalizacje są nanoszone na mapę na podstawie adresów. Regularnie odwiedzane miejsca można zachować jako Obiekty użytkownika i grupować w kategorie, co ogranicza konieczność ponownego wprowadzania tych samych danych przy kolejnych projektach.
Tak przygotowana mapa daje planiście wspólny widok wszystkich zadań. Na tym etapie można dobrać pojazdy, określić parametry tras i przygotować zestaw warunków, które będą miały wpływ na dalsze wyliczenia. Jest to szczególnie istotne przy większej liczbie punktów, kiedy ręczne układanie kolejności wizyt szybko staje się mało przejrzyste.
Godziny klientów i czas pracy kierowców mają znaczenie
W praktyce dobra trasa nie zawsze jest trasą najkrótszą. Jeżeli punkt można obsłużyć tylko w konkretnym przedziale godzinowym, a wizyta wymaga określonego czasu, harmonogram musi uwzględnić te warunki. MapGO pozwala brać pod uwagę okna czasowe, czas obsługi lokalizacji, godziny pracy kierowców, miejsca rozpoczęcia i zakończenia tras oraz priorytety wybranych zleceń.
Dzięki temu kolejność wizyt może być tworzona nie tylko na podstawie odległości, lecz także realnych warunków realizacji. Planista otrzymuje układ, który pomaga połączyć wymagania klientów z dostępnością zespołu. To ważne zwłaszcza wtedy, gdy kilka zleceń konkuruje o podobne godziny albo kiedy część punktów musi zostać odwiedzona wcześniej niż pozostałe.
Pojazd powinien pasować do konkretnego zadania
Różnice pomiędzy samochodami mogą wpływać na to, które zlecenia da się do nich przypisać. Znaczenie może mieć ładowność, wyposażenie, baza startowa albo cechy wymagane przy obsłudze określonego punktu. MapGO pozwala definiować zależności pomiędzy punktami, bazami, pojazdami i cechami. Można więc wskazać, że dana lokalizacja powinna być obsłużona przez samochód wyjeżdżający z konkretnej bazy albo wyposażony na przykład w chłodnię lub windę.
W takim środowisku platforma do planowania tras może wspierać planistę w łączeniu wymagań zleceń z rzeczywistymi możliwościami dostępnej floty. System uwzględnia również ładowność pojazdów oraz zapotrzebowanie punktów. Dostępne są trzy wymiary ładowności, domyślnie opisane jako masa, objętość i ilość, a ich nazwy można dopasować do sposobu opisywania towarów w firmie.
Nie każde zlecenie musi zmieścić się w planie
Istotną częścią planowania jest także informacja o zadaniach, których nie da się poprawnie umieścić na trasach. Przyczyną może być zbyt duża odległość od bazy, wąskie okno czasowe albo brak możliwości realizacji w godzinach pracy kierowców. MapGO przenosi takie lokalizacje do puli punktów nieobsłużonych, dzięki czemu planista widzi je od razu i może zdecydować, co zrobić dalej.
Niezaplanowane zadanie można przełożyć na kolejny dzień, wyeksportować do osobnego pliku albo ręcznie dodać do wybranej trasy. Ostatnia opcja może jednak prowadzić do przekroczenia czasu pracy kierowcy lub okna czasowego punktu, dlatego decyzja pozostaje po stronie osoby odpowiedzialnej za harmonogram. Taki widok pozwala oddzielić zadania możliwe do wykonania od tych, które wymagają dodatkowej reakcji.
Gotowy plan może trafić bezpośrednio do kierowcy
Po przygotowaniu tras kierowcy mogą otrzymać przypisane punkty w aplikacji mobilnej MapGO. Lista pokazuje lokalizacje w ustalonej kolejności, a wybrany punkt można otworzyć w nawigacji Google Maps. W ten sposób plan powstały po stronie osoby zarządzającej może zostać przekazany do realizacji bez ręcznego przepisywania kolejnych adresów.
Platforma umożliwia również obserwowanie postępu realizacji. Funkcja Livetracking pokazuje statusy nadawane zleceniom przez kierowcę w aplikacji, między innymi zrealizowane, niezrealizowane, odrzucone i jeszcze nierozpoczęte. Jeżeli kierowca udostępnia lokalizację, Monitoring pozwala zobaczyć jego bieżące położenie na mapie. Może to pomóc przy dodatkowym zleceniu pojawiającym się w pobliżu aktualnej trasy.
Dane z tras można później wykorzystać w analizie
Dla projektu optymalizacyjnego oraz pojedynczej trasy MapGO umożliwia wygenerowanie raportu XLSX. W raporcie mogą znaleźć się adresy punktów, planowane godziny przyjazdu i odjazdu oraz czas obsługi. W zależności od danych wprowadzonych do projektu zestawienie może również obejmować koszty paliwa, opłaty drogowe, koszt pracy kierowcy, koszt wykorzystania pojazdu i liczbę przejechanych kilometrów.
W firmach korzystających już z systemów TMS, CRM lub ERP ważna może być możliwość integracji. Punkty przeznaczone do zaplanowania mogą zostać przekazane do MapGO, a po ustaleniu parametrów i wykonaniu optymalizacji gotowa kolejność tras może wrócić do używanego systemu. W wariancie Flota Pro dostępny jest również interfejs API. Dzięki temu planowanie tras może stać się częścią szerszego procesu operacyjnego, bez konieczności budowania całego obiegu danych od początku.
Największą wartość takiego podejścia widać tam, gdzie codzienny plan zależy od wielu zmiennych jednocześnie. Zamiast układać przejazdy wyłącznie według kolejności adresów, można uwzględnić czas, ograniczenia, pojazdy, priorytety i dostępność kierowców. To pozwala przygotować harmonogram, który jest bliższy rzeczywistym warunkom pracy i daje planiście czytelny obraz zarówno zaplanowanych tras, jak i zadań wymagających dodatkowej decyzji.
