Ręczne układanie przejazdów działa dobrze tylko do pewnego momentu. Gdy zleceń przybywa, a w pracy uczestniczy kilku kierowców i wiele pojazdów, samo wyznaczenie kolejności punktów przestaje wystarczać. Trzeba jeszcze rozdzielić zadania, uwzględnić dostępność floty, godziny pracy, terminy obsługi odbiorców oraz ograniczenia wynikające z ładowności czy sposobu realizacji dostaw. W takich warunkach planowanie staje się zadaniem organizacyjnym, a nie tylko pracą z mapą.
Największą wartość daje wtedy podejście, w którym wszystkie trasy są liczone jako jeden wspólny problem. Zamiast poprawiać każdy przejazd osobno, planista może spojrzeć na cały zestaw zleceń i sprawdzić, jak rozłożyć je pomiędzy dostępne pojazdy. Taki model pozwala lepiej wykorzystać zasoby i ogranicza ryzyko, że jedna trasa będzie przeciążona, podczas gdy inny kierowca ma jeszcze wolny czas.
Od listy adresów do rzeczywistego planu pracy
Najkrótsza droga nie zawsze jest trasą, którą da się wykonać w praktyce. Odbiorca może przyjmować dostawy tylko w określonym przedziale godzin, kierowca powinien zakończyć pracę o konkretnej porze, a pojazd ma ograniczoną ładowność. Do tego dochodzi czas potrzebny na obsługę każdego punktu, odbiory realizowane razem z dostawami, priorytety zleceń czy konieczność powrotu do wybranej bazy.
Dlatego przy układaniu przejazdów warto uwzględniać nie tylko odległość pomiędzy punktami, lecz także warunki operacyjne. System optymalizacyjny może analizować jednocześnie okna czasowe, godziny pracy kierowców, zapotrzebowanie na ładunek, przypisanie punktów do konkretnych baz lub pojazdów oraz cechy dostępnej floty. Dzięki temu wynik jest bliższy rzeczywistemu harmonogramowi niż trasa wyznaczona wyłącznie według kilometrów.
Planowanie wielu pojazdów w jednym procesie
Przy większej liczbie zleceń problemem nie jest samo znalezienie drogi pomiędzy adresami, lecz odpowiedź na pytanie, który kierowca powinien pojechać do danego punktu i w jakiej kolejności. Rozwiązania wykorzystujące optymalizację tras dla wielu pojazdów mogą podzielić miejsca pomiędzy kierowców, a następnie uporządkować je w ramach poszczególnych przejazdów. Planista otrzymuje więc zestaw tras dla całej wskazanej floty, zamiast budować każdy harmonogram od początku.
W praktyce szczególnie przydatne jest także wskazanie punktów, których nie da się obsłużyć zgodnie z ustawionymi warunkami. Zamiast ukrywać problem, system może pozostawić takie zlecenia jako nieobsłużone. Daje to czytelny sygnał, że trzeba zmienić harmonogram, rozszerzyć dostępność kierowców, wykorzystać dodatkowy pojazd albo zmodyfikować inne ograniczenie.
Dane wejściowe powinny odpowiadać codziennej pracy
W środowisku operacyjnym liczy się możliwość szybkiego przygotowania planu na konkretny dzień. Punkty mogą pochodzić z zapisanej bazy regularnie odwiedzanych lokalizacji lub z pliku XLSX. Po dodaniu miejsc i dostępnych pojazdów planista określa warunki, które mają wpływać na wynik, a następnie uruchamia obliczenia. Taki sposób pracy porządkuje przygotowanie tras i ułatwia powtarzalne planowanie kolejnych dni.
Jeżeli firma chce ograniczyć ręczne porównywanie wariantów, program do planowania tras może być narzędziem łączącym rozdział zleceń, kolejność odwiedzin i warunki realizacji w jednym procesie. W MapGO wynik można sprawdzić na mapie przed zapisaniem, co pozwala planiście ocenić przygotowany harmonogram przed przekazaniem go kierowcom.
Przekazanie trasy z biura do kierowcy
Sam plan nie kończy procesu. Trasa musi jeszcze trafić do osoby, która realizuje zlecenia w terenie. MapGO łączy panel webowy dla planisty z aplikacją mobilną na urządzeniach z Androidem. Kierowca otrzymuje listę przypisanych punktów wraz z ich kolejnością, a po uruchomieniu nawigowania może zostać skierowany do Google Maps. Pozwala to przejść od przygotowania harmonogramu w biurze do wykonania przejazdu bez przepisywania kolejnych adresów.
W części webowej można także zarządzać pojazdami, użytkownikami i zapisanymi obiektami. Jeżeli kierowca wyrazi zgodę na udostępnianie lokalizacji, jego pozycja może być widoczna dla administratora w funkcji monitoringu. Taki podział ról jest istotny w firmach, w których jedna osoba planuje pracę kilku kierowców i potrzebuje wspólnego obrazu realizowanych zadań.
Kiedy koszt jest równie ważny jak kolejność punktów
Nie każda trasa wymaga automatycznej zmiany kolejności odwiedzin. Czasem użytkownik chce zachować własny układ punktów i jedynie sprawdzić parametry przejazdu. W MapGO służy do tego Kalkulator tras, który oblicza przejazd w kolejności ustawionej przez użytkownika. Raport może obejmować odległość, czas jazdy oraz cząstkowe koszty poszczególnych odcinków.
Po zdefiniowaniu odpowiednich parametrów analiza może uwzględniać koszty paliwa, koszt wykorzystania pojazdu na godzinę, stawkę za kilometr oraz opłaty za płatne odcinki dróg. Zbiorczy raport można wyeksportować do XLSX. Takie dane pomagają spojrzeć na trasę nie tylko przez pryzmat czasu przejazdu, ale również przewidywanego kosztu, co ułatwia późniejsze porównywanie wariantów i analizę wykonania planu.
Planowanie jako uporządkowany proces
Przy rosnącej liczbie punktów najważniejsza staje się powtarzalność. Dobry proces powinien prowadzić od zebrania miejsc i dostępnych pojazdów, przez ustawienie ograniczeń, aż po ocenę wyniku i przekazanie tras kierowcom. Im więcej tych elementów można obsłużyć w jednym środowisku, tym mniej czasu planista poświęca na ręczne przenoszenie danych i poprawianie kolejnych wariantów.
Optymalizacja nie sprowadza się więc do szukania najkrótszej linii na mapie. Jej celem jest przygotowanie zestawu przejazdów, które da się wykonać przy rzeczywistych warunkach pracy. Uwzględnienie czasu, pojemności pojazdów, priorytetów, baz oraz możliwości kierowców pozwala tworzyć harmonogram, który jest użyteczny zarówno dla osoby planującej, jak i dla zespołu realizującego zlecenia w terenie.
