Plan dnia dla kierowców, kurierów, serwisantów czy przedstawicieli handlowych często wygląda dobrze tylko do chwili, gdy pojawiają się ograniczenia. Jeden klient przyjmuje dostawy wyłącznie rano, inny wymaga dłuższej obsługi, część pojazdów ma określoną ładowność, a pracownicy zaczynają trasę z różnych baz. Przy większej liczbie punktów ręczne układanie kolejności przejazdu szybko staje się czasochłonne i podatne na błędy. Dlatego firmy coraz częściej traktują planowanie tras jako osobny proces operacyjny, który powinien uwzględniać nie tylko kilometry, lecz także realne warunki realizacji zleceń.
Najkrótsza trasa nie zawsze jest najlepszym planem
Proste wyznaczenie kolejności adresów nie rozwiązuje problemu całego zespołu. Firma musi zdecydować, które punkty przypisać poszczególnym kierowcom, czy wykorzystać wszystkie dostępne pojazdy, czy ograniczyć ich liczbę, a także jak zmieścić wizyty w godzinach pracy. Znaczenie mają również okna czasowe klientów, czas obsługi na miejscu, priorytety dostaw oraz możliwość powrotu do bazy. Dopiero połączenie tych danych pozwala ocenić, czy plan jest wykonalny, a nie tylko atrakcyjny na mapie.
W praktyce ręczne porównywanie wielu wariantów jest trudne, ponieważ liczba możliwych kombinacji rośnie bardzo szybko. Narzędzie optymalizacyjne może przeanalizować układ punktów i zaproponować zestaw tras o możliwie niskim łącznym koszcie. Dzięki temu planista nie musi tworzyć każdej trasy osobno, a następnie wielokrotnie poprawiać jej po wykryciu konfliktu z godzinami pracy, pojemnością auta lub dostępnością klienta.
Dane, które powinny znaleźć się w projekcie tras
Podstawą dobrego planu jest kompletna lista punktów do odwiedzenia. Adresy można przygotować w arkuszu i zaimportować do systemu, a następnie uzupełnić parametry istotne dla realizacji. W zależności od charakteru firmy będą to godziny otwarcia odbiorców, czas potrzebny na rozładunek lub wykonanie usługi, wymagany typ pojazdu, priorytet zlecenia albo ilość przewożonego towaru. Gdy każdy pojazd ma inną ładowność, plan powinien rozdzielać zlecenia tak, aby nie przekroczyć dostępnych możliwości.
W bardziej złożonych operacjach przydatne jest opisanie kilku wymiarów ładowności, na przykład masy, objętości i liczby sztuk. Równie ważna może być kompatybilność między punktem a pojazdem. Dostawa wymagająca windy powinna trafić do odpowiednio wyposażonego auta, a wybrane lokalizacje mogą być obsługiwane tylko z konkretnej bazy. Takie zależności ograniczają ryzyko powstania trasy, która wygląda poprawnie, lecz nie może zostać wykonana w rzeczywistych warunkach.
Planowanie pracy wielu kierowców w jednym miejscu
Gdy firma obsługuje liczne punkty każdego dnia, potrzebuje rozwiązania, które nie tylko rysuje przejazd, ale rozdziela zadania pomiędzy dostępnych pracowników. W takim zastosowaniu planer tras dla firm pomaga stworzyć projekty uwzględniające godziny pracy kierowców, okna czasowe klientów, ładowność pojazdów, czas obsługi, priorytety oraz przypisane obszary. Gotowy zestaw można następnie przekazać kierowcom na telefony, aby każdy otrzymał własną kolejność punktów i mógł otworzyć trasę w nawigacji Google Maps.
Podział pracy może opierać się także na rejonizacji. Planista rysuje na mapie obszary w formie wielokątów lub kół, nazywa je i przypisuje do nich kierowców. Punkty należące do danego rejonu mogą zostać automatycznie powiązane z właściwym zespołem. Taki model ułatwia zachowanie czytelnych odpowiedzialności, szczególnie wtedy, gdy firma stale obsługuje te same dzielnice, województwa lub strefy serwisowe.
Co zrobić z punktami, których nie da się obsłużyć
Nawet dobrze przygotowany projekt może zawierać zbyt wiele zleceń na jeden dzień. Przyczyną bywają wąskie okna czasowe, duże odległości, ograniczona liczba pojazdów albo zbyt krótki czas pracy kierowców. Ważne jest, aby system nie ukrywał takiego problemu. Punkty niemożliwe do uwzględnienia powinny zostać wyraźnie oznaczone, dzięki czemu planista może przenieść je na kolejny dzień lub świadomie dodać do wybranej trasy, wiedząc, które ograniczenie zostanie przekroczone.
Priorytety pomagają z kolei zabezpieczyć wizyty, których nie można pominąć. Jeżeli brak dostawy wiąże się z karą, klient wymaga codziennej obsługi albo dane zlecenie ma szczególne znaczenie biznesowe, punkt może otrzymać wyższy priorytet. Algorytm powinien wtedy traktować go jako ważniejszy, o ile pozostałe warunki, takie jak okno czasowe, dostępność pojazdu i czas pracy, pozwalają na realizację.
Kontrola realizacji i kosztów po wysłaniu tras
Planowanie nie kończy się w chwili przekazania harmonogramu kierowcy. Podczas pracy przydatny jest podgląd bieżącej pozycji pracowników oraz statusów zleceń. Informacja o rozpoczęciu, wykonaniu, pominięciu lub odrzuceniu zadania pozwala szybciej reagować na opóźnienia i dodatkowe zlecenia. Jeżeli w pobliżu znajduje się wolny kierowca, dyspozytor może lepiej ocenić możliwość włączenia nowego punktu do jego dnia pracy.
Po zakończeniu projektu warto przeanalizować raport. Zestawienie godzin przyjazdu i odjazdu, czasu obsługi, kilometrażu, kosztów paliwa, opłat drogowych oraz pracy kierowcy daje podstawę do porównywania planów. Pozwala też sprawdzić, czy oszczędność kilometrów rzeczywiście przekłada się na niższy koszt całej operacji. W firmach korzystających z TMS, CRM lub ERP dane o punktach mogą być przesyłane do narzędzia optymalizacyjnego, a gotowa kolejność tras zwracana do używanego systemu.
Sprawny proces zamiast codziennego układania od początku
Największą wartość daje powtarzalny sposób pracy. Firma importuje adresy, opisuje ograniczenia, uruchamia optymalizację, weryfikuje punkty nieobsłużone i przekazuje gotowe plany kierowcom. Dzięki temu decyzje nie zależą wyłącznie od doświadczenia jednej osoby, a planista może skupić się na wyjątkach wymagających oceny. Dobrze skonfigurowany proces pomaga lepiej wykorzystywać pojazdy, porządkować zadania pracowników mobilnych i wcześniej dostrzegać sytuacje, w których wszystkich zleceń nie da się wykonać w założonym czasie.
