Przy kilku zleceniach dziennie trasę można jeszcze ułożyć ręcznie. Problem zaczyna się wtedy, gdy liczba punktów rośnie, część klientów oczekuje wizyty w konkretnych godzinach, pojazdy mają różne możliwości, a kierowcy rozpoczynają i kończą pracę o określonych porach. W takich warunkach samo ustawienie adresów w logicznej kolejności nie wystarcza. Plan trzeba dopasować do ograniczeń, które wpływają na rzeczywistą realizację zleceń.
Dlatego coraz większe znaczenie ma automatyzacja planowania przejazdów. Narzędzie wykorzystywane przez dyspozytora powinno nie tylko wyznaczać drogę między punktami, lecz także pomagać rozdzielać zadania pomiędzy kierowców, uwzględniać czas obsługi i wskazywać sytuacje, w których wykonanie całego planu nie jest możliwe przy zadanych warunkach.
Od listy adresów do wykonalnego harmonogramu
W praktyce firmowy plan przejazdów powstaje z wielu zależności. Oprócz lokalizacji liczą się godziny pracy kierowców, okna czasowe klientów, miejsce rozpoczęcia i zakończenia trasy, czas potrzebny na obsługę każdego punktu oraz możliwości danego pojazdu. Gdy takich zmiennych jest dużo, ręczne porównywanie wariantów staje się pracochłonne i podatne na przeoczenia.
MapGO wykorzystuje algorytm optymalizacji VRP i może przygotować zestaw tras dla jednego pojazdu albo całej floty. Użytkownik wskazuje punkty do odwiedzenia, dostępne pojazdy i warunki realizacji, a system proponuje podział zleceń oraz kolejność przejazdów. Planista może zdecydować, czy priorytetem ma być najkrótszy czy najszybszy przejazd, a także czy system powinien wykorzystać całą flotę, czy ograniczyć liczbę potrzebnych pojazdów.
Ograniczenia, które zmieniają kolejność wizyt
Najkrótsza droga na mapie nie zawsze oznacza najlepszy plan operacyjny. Jeśli odbiorca przyjmuje dostawy tylko w określonym przedziale godzin, kierowca ma ograniczony czas pracy, a część towaru wymaga pojazdu o odpowiedniej ładowności, kolejność punktów musi uwzględniać te warunki jednocześnie. Przydatne jest więc narzędzie, które traktuje ograniczenia jako część obliczeń, a nie jako uwagi dopisywane już po ułożeniu trasy.
W MapGO można brać pod uwagę między innymi okna czasowe, czas obsługi, dostawy i odbiory, priorytety zleceń oraz ładowność pojazdów opisywaną w trzech wymiarach. System pozwala też określać zgodność punktów z konkretnymi pojazdami, bazami lub cechami samochodu. Ma to znaczenie na przykład wtedy, gdy wybrane zlecenie powinno zostać wykonane autem z windą albo chłodnią.
Planowanie bez ręcznego sprawdzania każdej kombinacji
Im więcej pojazdów i punktów, tym większa liczba możliwych kombinacji. Dlatego planer tras dla firm może pełnić rolę praktycznego wsparcia dla osoby odpowiedzialnej za codzienny harmonogram: zamiast ręcznie testować kolejne warianty, otrzymuje propozycję podziału pracy, którą może sprawdzić i w razie potrzeby zmodyfikować.
Istotne jest również to, co dzieje się z punktami, których nie da się obsłużyć przy aktualnych założeniach. MapGO może umieścić je w puli punktów nieobsłużonych. Planista widzi wtedy, które zlecenia wymagają dodatkowej decyzji i może przenieść je na kolejny dzień, przypisać do innego pojazdu, wyeksportować do osobnego pliku albo ręcznie dodać do trasy mimo przekroczenia wybranego ograniczenia. Zamiast ukrywać problem, system wskazuje go przed rozpoczęciem pracy w terenie.
Przekazanie gotowej trasy kierowcy
Sam harmonogram nie kończy procesu. Po optymalizacji przygotowany plan można przesłać do aplikacji mobilnej kierowcy. Na telefonie otrzymuje on listę punktów w ustalonej kolejności, a wybraną lokalizację może otworzyć w nawigacji Google Maps. Ogranicza to potrzebę przepisywania adresów z osobnych zestawień i samodzielnego ustalania kolejności odwiedzin już w trasie.
MapGO udostępnia także Monitoring i Livetracking. Gdy kierowca korzysta z aplikacji i udostępnia lokalizację, jego położenie może być widoczne na mapie. Livetracking pozwala sprawdzać statusy zleceń oznaczane jako nierozpoczęte, zrealizowane, niezrealizowane lub odrzucone. Dzięki temu planista może porównywać przygotowany harmonogram z bieżącą realizacją pracy.
Koszt planu można ocenić przed wyjazdem
Optymalizacja przejazdów nie dotyczy wyłącznie kilometrów. Na koszt realizacji wpływają także czas pracy kierowcy, wykorzystanie pojazdu, paliwo czy opłaty drogowe. MapGO może uwzględniać przewidywane wydatki związane z trasą, dzięki czemu planista otrzymuje dodatkowy punkt odniesienia jeszcze przed rozpoczęciem przejazdów.
Dane z projektu optymalizacyjnego i poszczególnych tras można wyeksportować do raportu XLSX. Raport obejmuje między innymi punkty, godziny przyjazdu i odjazdu, czas obsługi oraz koszty. Takie zestawienie ułatwia późniejszą analizę przygotowanych planów i porównywanie kolejnych wariantów pracy.
Planowanie tras jako część firmowego obiegu danych
Narzędzie działa online w modelu SaaS i może być używane samodzielnie, ale nie musi funkcjonować w oderwaniu od pozostałych systemów firmy. MapGO przewiduje integrację z oprogramowaniem TMS, CRM lub ERP, dzięki czemu dane o punktach mogą zostać przekazane do optymalizacji, a przygotowana kolejność tras wrócić do używanego środowiska.
Takie podejście pozwala traktować układanie przejazdów jako element większego procesu operacyjnego. Największą wartość daje wtedy nie samo wyznaczenie linii na mapie, lecz połączenie warunków realizacji, dostępności kierowców, parametrów pojazdów, kolejności wizyt i informacji o wykonaniu zleceń w jeden spójny plan. W firmach obsługujących wiele punktów może to ograniczyć ręczną pracę planisty i ułatwić szybsze reagowanie na sytuacje, w których pierwotny harmonogram wymaga korekty.
