Notatka służbowa to pojęcie dość często błędnie używane. Wbrew pozorom nie jest to krótka informacja zamieszczona na samoprzylepnej karteczce. Notatka, jak wiele innych dokumentów powinna spełniać kilka ważnych kryteriów. Inaczej staje się bezwartościowym zapiskiem. Czym tak naprawdę jest notatka służbowa? Jak ją napisać? Kto ma prawo ją sporządzić? Co musi się w niej znaleźć? Wszystko stanie się jasne po przeczytaniu tego tekstu!
Notatka służbowa jest swego rodzaju informacją przekazywaną między różnymi stanowiskami. Mogą się nią posługiwać zarówno pracownicy, jak i przedsiębiorca. W sumie notatka nie jest regulowana przez kodeks pracy, ale dopuszczona została jako forma komunikatu między współpracownikami. Niemniej jednak nie może stanowić podstawy do rozmów niezwiązanych z wykonywaniem obowiązków. Oznacza to, że koleżanka nie może zapytać drugiej, czy w czasie przerwy wypiją razem kawę.
Co więcej, notatka musi spełniać szereg kryteriów, o których można przeczytać poniżej.
Notatkę służbową może sporządzić praktycznie każdy. Jednak najczęściej robi to pracodawca lub pracownicy kadr. W dużej mierze wszystko zależy od tego, czego ma ona dotyczyć oraz do kogo mają trafić zanotowane informacje. Czasami zdarza się tak, że pracownik nie może skontaktować się z przełożonym z różnych powodów i wtedy jedynym sposobem na przekazanie niezbędnych informacji jest właśnie sporządzenie notatki.
Treść notatki służbowej nie jest określona przez prawo pracy. Wiele przedsiębiorstw wprowadziło więc gotowe wzory i wyraźnie zaznaczone zostało, co powinno się w niej znaleźć. Pracodawcy umownie przyjęli, jakie informacje koniecznie muszą znaleźć się w notatce. Są to:
Jak wspomniano wcześniej, notatka musi dotyczyć wyłącznie stosunku służbowego. Nie oznacza to jednak, że współpracownicy w ten sposób, mają przekazywać sobie wszelkie komunikaty. Zasadniczo notatka powinna dotyczyć spotkania służbowego, jakiegoś zdarzenia bądź zachowania pracownika. Z reguły nie stosuje się jej do wydawania poleceń, chyba że w wyjątkowych sytuacjach. Notatka powinna dotyczyć istotnych spraw dotyczących wykonywania obowiązków zawodowych.
Takiego rodzaju informację można wykorzystywać praktycznie na każdym stanowisku.
Pracodawca, który postanowił ukarać pracownika, może udokumentować ten fakt właśnie za pomocą notatki. Oczywiście dotyczy to kar porządkowych, czyli takich, które naruszają zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie bądź takich na skutek, których firma narażona jest na straty finansowe. Również łamanie przepisów BHP, opuszczenie bądź nieuzasadnione niepojawienie się w miejscu pracy umożliwia pracodawcy nałożenie na pracownika kary porządkowej. Może być zastosowana w formie upomnienia i nagany (ustnej lub pisemnej), lub kary pieniężnej. Podczas sporządzania notatki przedsiębiorca zmuszony jest umieścić informację o tym, jakiego rodzaju kara została nałożona na pracownika. Następnie może dołączyć ją do akt osobowych pracownika. Jeśli pracownik przez kolejny rok będzie wypełniał swoje obowiązki nienagannie, to notatka powinna zostać zniszczona. Można także ją wyrzucić, kiedy na pracownika została nałożona kara pieniężna, która została już uregulowana.
Spotkania biznesowe dotyczą nie tylko firm zatrudniających setki pracowników. Również w małych przedsiębiorstwach często organizowane są zebrania mające na celu rozwiązanie problemów, wprowadzenia usprawnień, czy wprowadzenia w życie nowego pomysłu. Podczas takiego spotkania jak najbardziej można sporządzić notatkę służbową. Zależnie od rodzaju zebrania może ona stanowić jego podsumowanie, wyciągnięte wioski, powstałe ustalenia, czy informacje, które należy przekazać nieobecnym pracownikom. Autor notatki powinien uwzględnić w niej wszystkie istotne elementy spotkania w taki sposób, aby była ona zrozumiała dla odbiorców i nie mieli oni żadnych wątpliwości dotyczących ustaleń.
Dzisiaj raczej nikt nie wyobraża sobie życia bez telefonu. Także w firmach dzięki nim komunikacja jest znacznie ułatwiona i wiele spraw można załatwić bez opuszczania stanowiska pracy. W przedsiębiorstwach telefony wykorzystywane są nie tylko do rozmów z kontrahentami, ale też między różnymi strukturami. Nierzadko rozmowa jest na tyle ważna, że wiele informacji trzeba przekazać dalej i ponownie można skorzystać z notatki. W tym przypadku bardzo ważne jest uwzględnienie danych osobowych rozmówcy oraz przebieg rozmowy. Należy zauważyć, że połączenie może trwać krótko, jednak w jego trakcie poruszonych zostanie masa istotnych kwestii. Warto więc początkowo notować najważniejsze z nich „na brudno”, a dopiero później sporządzić oficjalny dokument. Można także nagrywać rozmowę, ale wyłącznie za zgodą rozmówcy.
W niektórych przypadkach notatka może zawierać takie dane, które nie powinny trafić w niepowołane ręce. Należy więc przekazać ją w taki sposób, żeby trafiła prosto do adresata bez żadnych pośredników i ryzyka, że ktoś posłuży się zawartymi w niej informacjami. Najprostszym sposobem jest wręczenie jej osobiście. Jeżeli nie jest to możliwe, to można notatkę wysłać drogą elektroniczną lub ewentualnie pocztą tradycyjną. Jest to bardzo ważne, szczególnie gdy notatka ma dotyczyć zdyscyplinowania pracownika lub informacji, których wyciek spowoduje straty w firmie. Nie można także zapominać o ochronie danych osobowych.
Niezależnie od tego, w jakim celu sporządzony został dokument, obowiązkowo musi obiektywny. Osoba, która przygotowała notatkę, musi pisać tylko o faktach i nie dodawać do niej własnych przemyśleń. Nie powinna także oceniać tego, co zostało ustalone, nawet jeśli się jej to nie podoba. Ponadto, jeżeli notatka dotyczy kary nałożonej na pracownika, to pracodawca powinien opisać tylko to, co się wydarzyło i dlaczego doszło do wymierzenia kary. Nie może umieszczać swojej opinii o pracowniku i wymieniać tego, co mu się nie podoba w jego zachowaniu lub sposobie bycia.
Notatka służbowa ma na celu przekazywanie istotnych informacji. Nie ma więc konieczności umieszczania w niej treści, które są zbędne. Należy w niej zamieścić tylko te fakty, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy. Co więcej, notatka nie wymaga żadnej specjalnej formy, w jakiej trzeba ją sporządzać. Osoba, która będzie ją pisać, nie musi rozdzielać całości na wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Nie musi też używać zwrotów grzecznościowych.
Nauczyciel to ciężki zawód. Codziennie pracownicy szkoły muszą zmierzyć się z dziećmi lub nastolatkami, które mają różne charaktery i nietuzinkowe pomysły. Nierzadko nauczyciel zobowiązany jest przeprowadzić rozmowę z rodzicem bądź dyrekcją o postępach w nauce, ich braku bądź problemach z aklimatyzacją ucznia. W tej sytuacji także może sprawdzić się notatka służbowa. Nauczyciel przede wszystkim może zaznaczyć cel spotkania i jego przebieg. Teoretycznie może wskazać podejście rodziców oraz ich zaangażowanie w życie szkolne dziecka. Ma możliwość zamieścić też wnioski oraz zastosowane rozwiązania. To pismo powinno zostać zatwierdzone przez wszystkich obecnych.
Notatkę w szkole nauczyciel może napisać także w przypadku zdarzenia, które miało miejsce z udziałem ucznia, np. bójka. Powszechnie wiadomo, że natychmiastowa relacja wydarzenia pozwala podać wiele szczegółów, o których z czasem można zapomnieć. W tym dokumencie nauczyciel powinien nie tylko opisać zdarzenie, ale też wskazać świadków i uczestników.
Dodaj komentarz